Nâng chất trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã

Người dân được hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện dịch vụ công trực tuyến tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nhơn Trạch. Ảnh: Hồ Thảo

Từ đổi mới quy trình tiếp nhận hồ sơ đến đầu tư hạ tầng, hỗ trợ dịch vụ công trực tuyến, nhiều địa phương đã chủ động triển khai các mô hình phù hợp thực tế nhằm nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) ngay từ cơ sở.

Ðổi mới ngay từ khâu phục vụ người dân

Không còn cảnh người dân ngồi kín phòng chờ để lắng nghe từng lượt gọi số như trước, nay tại TTPVHCC xã Xuân Hòa, nhiều người có thể thoải mái ra ngoài uống nước hoặc tranh thủ giải quyết công việc cá nhân mà không lo bỏ lỡ lượt giao dịch. Sự thay đổi nhỏ nhưng thiết thực này đang góp phần giúp hoạt động tại bộ phận một cửa cấp xã trở nên thuận tiện, văn minh và thân thiện hơn. Điểm mới tại trung tâm chính là mô hình “thẻ rung” hỗ trợ người dân trong thời gian chờ giải quyết TTHC.

Theo Phó Giám đốc TTPVHCC xã Xuân Hòa Đào Đức Quý, sau khi nộp hồ sơ, mỗi người sẽ được phát một thiết bị nhỏ có chức năng rung và phát tín hiệu khi đến lượt giao dịch. Người dân có thể thoải mái làm việc riêng, hay ra ngoài uống nước, khi nào thẻ báo đến lượt thì vào làm thủ tục. Cách làm này giúp giảm áp lực cho khu vực chờ, đồng thời tạo tâm lý thoải mái hơn cho người dân khi đến làm thủ tục.

Không chỉ đổi mới cách gọi số, nhiều địa phương còn triển khai lực lượng hỗ trợ trực tiếp ngay tại bộ phận một cửa để hướng dẫn người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Tại phường Nhơn Trạch, ông Phạm Phú Lê Long, Giám đốc TTPVHCC phường cho hay: Ngoài Tổ Công nghệ số cộng đồng, địa phương còn thành lập Tổ Ứng cứu công nghệ và nghiệp vụ hỗ trợ giải quyết TTHC hoạt động thường xuyên tại TTPVHCC nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, góp phần thực hiện mục tiêu CCHC và chuyển đổi số toàn diện.

Với lực lượng đa ngành, tổ công tác có nhiệm vụ hỗ trợ trực tiếp người dân, đặc biệt là nhóm người yếu thế, trong quá trình thực hiện TTHC trên môi trường điện tử; tiếp nhận và xử lý sự cố kỹ thuật cơ bản; đồng thời báo cáo kịp thời các sự cố phức tạp cho cơ quan cấp trên. Ngoài ra, tổ này còn thực hiện kiểm tra định kỳ hạ tầng, thiết bị, hệ thống công nghệ thông tin để bảo đảm hoạt động thông suốt tại TTPVHCC phường.

Lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Gia Kiệm trao đổi với người dân khi đến giải quyết thủ tục hành chính. Ảnh: Hồ Thảo

Ông Nguyễn Văn Hoàng (ở phường Nhơn Trạch) cho biết: Trước đây, mỗi lần thực hiện hồ sơ trực tuyến đều phải nhờ người thân hỗ trợ vì không quen thao tác trên điện thoại. Tuy nhiên, sau khi được cán bộ tại bộ phận một cửa hướng dẫn trực tiếp, việc nộp hồ sơ đã thuận tiện hơn nhiều. Có thủ tục, ông còn tự nộp hồ sơ tại nhà mà không phải đi lại nhiều như trước.

Nhờ các mô hình hỗ trợ ngay tại bộ phận một cửa, tỷ lệ hồ sơ dịch vụ công trực tuyến tại Nhơn Trạch ngày càng tăng, nhiều hồ sơ được giải quyết trước hạn, giúp người dân tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Ðầu tư đồng bộ cơ sở vật chất cho bộ phận một cửa

Cùng với đổi mới cách phục vụ, nhiều địa phương ở Đồng Nai cũng tập trung nâng cấp hạ tầng và điều kiện hoạt động cho TTPVHCC cấp xã.

Tại xã Gia Kiệm, trong giai đoạn đầu vận hành, lượng người dân đến giao dịch tăng cao khiến cơ sở cũ không còn đáp ứng yêu cầu thực tế. Trước tình hình đó, địa phương đã chủ động sửa chữa, nâng cấp và bố trí lại không gian hoạt động của trung tâm theo hướng hiện đại, thuận tiện hơn cho người dân.

Theo báo cáo CCHC quý I-2026 của UBND thành phố Đồng Nai, tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn trên địa bàn thành phố tiếp tục duy trì ở mức rất cao, trong đó cấp xã đạt 99,4%. Đây được xem là một trong những kết quả cho thấy hiệu quả rõ nét từ việc nâng chất hoạt động của hệ thống TTPVHCC cấp xã.

Từ cuối tháng 9-2025, TTPVHCC xã Gia Kiệm chính thức đi vào hoạt động tại địa điểm mới. Khu vực tiếp nhận hồ sơ được bố trí hệ thống lấy số tự động, màn hình hiển thị thông tin, máy tính, máy scan và khu vực hỗ trợ riêng để người dân tự số hóa hồ sơ, nộp dịch vụ công trực tuyến ngay tại chỗ. Nhiều người dân lớn tuổi khi đến làm thủ tục được cán bộ trực tiếp hướng dẫn scan giấy tờ, tải hồ sơ lên hệ thống và thực hiện thanh toán trực tuyến. Toàn bộ quy trình được thực hiện ngay tại trung tâm nên thuận tiện hơn trước rất nhiều.

Ông Bùi Nguyễn Trung Thông, Phó Giám đốc TTPVHCC xã Gia Kiệm cho hay: Ngoài đầu tư cơ sở vật chất, địa phương còn chú trọng nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Trung tâm bố trí lực lượng hỗ trợ trực tiếp tại quầy, cung cấp mã QR, video hướng dẫn thủ tục, đồng thời trang bị wifi và nước uống miễn phí để tạo môi trường giao dịch thân thiện hơn. Địa phương xác định mỗi hồ sơ giải quyết đúng hạn, mỗi sự hài lòng của người dân chính là thước đo hiệu quả hoạt động của trung tâm.

Không chỉ dừng lại ở đổi mới mô hình phục vụ hay đầu tư cơ sở vật chất, nhiều TTPVHCC cấp xã tại Đồng Nai còn đẩy mạnh chuyển đổi số trong toàn bộ quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Tại phường Bình Phước, địa phương dẫn đầu Chỉ số CCHC năm 2025 trong số 95 xã, phường của tỉnh (nay là thành phố), việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, số hóa hồ sơ và theo dõi tiến độ xử lý trên môi trường điện tử được triển khai đồng bộ ngay tại bộ phận một cửa. Cán bộ, công chức được yêu cầu sử dụng thành thạo các hệ thống thông tin dùng chung, cập nhật hồ sơ kịp thời để bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác. Việc ứng dụng công nghệ giúp lãnh đạo địa phương theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ theo thời gian thực, kịp thời phát hiện các khâu chậm trễ để chấn chỉnh; đồng thời tăng tính công khai, minh bạch trong giải quyết TTHC.

Hiện toàn thành phố có 95 TTPVHCC cấp xã hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC cho người dân và doanh nghiệp. Trong gần một năm vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, thành phố Đồng Nai ưu tiên nguồn lực đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động của hệ thống một cửa cấp xã. Riêng đối với TTPVHCC và bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã đã bố trí hơn 42,75 tỷ đồng để đầu tư hệ thống tra cứu, lấy số thứ tự, hiển thị thông tin và các trang thiết bị phục vụ người dân.

Từ những mô hình nhỏ như: “thẻ rung”, tổ hỗ trợ công nghệ đến việc đầu tư hạ tầng và số hóa quy trình xử lý hồ sơ, các TTPVHCC cấp xã ở Đồng Nai đang từng bước thay đổi cách vận hành và tư duy phục vụ. Khi người dân được hỗ trợ nhanh hơn, thuận tiện hơn và hài lòng hơn, đó cũng là thước đo rõ nét cho hiệu quả CCHC
ở cơ sở. 

Hồ